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Travail collaboratif : Klaxoon révolutionne les interactions dans l’entreprise et en formation

Paroles d'Experts

10 janvier 2019

Après des années de travail en silos, on découvre les apports du travail collaboratif et des interactions en termes d’efficacité, de performance et de facilités d’apprentissage, pour les équipes et les collaborateurs. Pourquoi un tel changement de paradigme ? Rencontre avec Matthieu Beucher, CEO-fondateur de Klaxoon, la scale-up [1] qui ré-enchante les réunions [2], comptant parmi ses utilisateurs 90 % des groupes du CAC 40 et de nombreuses entreprises de toute taille.

 

Le travail collaboratif a le vent en poupe dans les entreprises, tout comme l’approche participative en matière de formation. Vous avez pressenti cette évolution dès 2009 [3] : comment ?

Tout vient de ce que j’ai pu observer lors de mes premières expériences professionnelles. J’ai travaillé dans un département de R&D chez Daimler en Allemagne, puis au sein de Valeo comme responsable de production. J’ai alors découvert deux façons plus ou moins efficaces d’organiser les réunions, ainsi que les méthodes industrielles agiles. J’ai également constaté que plus une équipe est constituée de personnalités, d’expériences et de parcours différents, plus elle est performante.

Après un passage dans le conseil, j’ai créé une première entreprise pour amener de l’agilité aux équipes « l’air de rien » et favoriser le partage des connaissances en utilisant les outils numériques. J’ai constitué un collectif doté de compétences en développement, design, marketing, pédagogie (aspect e-learning). Nous avons conçu nos premiers outils, sur-mesure, à destination des grands groupes.

Nous avons ensuite voulu proposer un produit accessible au plus grand nombre : c’est le début du projet Klaxoon. Notre plateforme [4] est un concentré des bonnes idées et bonnes pratiques développées précédemment. Elle a été lancée en mars 2015.

 

Quelle est votre définition du travail collaboratif ? Comment expliquer sa montée en puissance ?

Selon Aristote, « l’être humain est un animal social ». C’est vrai ! Pour moi, le travail collaboratif correspond à la façon naturelle de travailler. Et l’on prend encore plus de plaisir à travailler en équipe si elle se montre efficace. On a pourtant tendance à casser cette posture naturelle en y ajoutant des codes. Exemple : les réunions très normées où la majorité des collaborateurs n’est pas à l’aise, un ou deux « orateurs » monopolisant la parole.

Avec le développement de Facebook, Twitter et des autres réseaux sociaux, l’entreprise a réalisé que nous aimons tous recevoir des feedbacks, échanger avec les autres et interagir. Quel manager ou DRH peut prétendre aujourd’hui « que tel collaborateur n’a pas envie de parler, qu’il n’en est pas capable » ?

Ce besoin de collaboration, de participation, touche tous les types d’entreprises [5]. Nous avons réalisé un sondage il y a un an et demi montrant que 70 % des collaborateurs estiment avoir « besoin des autres pour réussir dans leur travail ». Il y a 10 ans, ils n’étaient que 20 %. Le monde du travail s’est transformé et la capacité à interagir est devenue une nécessité. Or, dès que trois ou quatre personnes se réunissent, il peut devenir difficile d’exprimer son point de vue.

 

L’efficacité des réunions est également remise en question par l’absence de décision prise à leur issue, ou un trop long délai entre ces deux étapes. Comment y remédier ?

L’idée générale est de synthétiser les informations délivrées et de permettre à chacun de les appréhender de façon visuelle, pour gagner du temps. Les collaborateurs peuvent aussi fonctionner de façon asynchrone, tout en contribuant pleinement au collectif.

Un exemple avec la réunion hebdomadaire : certains métiers de l’entreprise envoient leurs idées en amont de la réunion via l’outil Brainstorm de Klaxoon. Ils partagent les items qu’ils ont pu travailler, alertent sur les points de vigilance. Lors de la rencontre hebdomadaire, les collaborateurs présents bénéficient d’une vision écrite et d’un mode de communication autre que l’oral pour comprendre ce qui a été fait par leurs collègues. Idem à l’issue de la réunion : les équipes non présentes retrouvent tous les éléments abordés et peuvent poursuivre la réflexion.

 

Le travail collaboratif mobilise différentes compétences Soft Skills – dont l’écoute et la communication. Votre démarche vise-t-elle à en faire prendre conscience ?

Nous souhaitons faire tomber les barrières des formats classiques de collaboration en entreprise, souvent contraignants. Seuls 15 % des collaborateurs sont doués d’éloquence, dès lors comment se muer en « super pitcheur » ?

Là où une formation produit des bénéfices dans la durée, l’ergonomie des outils Klaxoon permet aux collaborateurs les plus réservés d’exprimer leur point de vue de façon immédiate, digitale et anonyme. Il s’agit de les interpeller et de leur montrer qu’il est « facile » de collaborer ! Ils gagnent ainsi en confiance et ont envie à leur tour d’interpeller les autres.

L’une des nouvelles fonctionnalités que nous avons présentée fin 2018, Questions [6], participe de cet esprit. Alors que nous posons environ 40 000 questions entre 2 et 4 ans, cela devient délicat à l’âge adulte ! Dans le cadre professionnel, diverses contraintes interviennent mais l’on se prive ainsi du ressort de l’intelligence collective. Car, en posant et en répondant à des questions, on fait appel à notre expérience, à notre créativité ; la diversité du collectif est sollicitée. Les questions sont indissociables du travail collaboratif.

 

La facilitation des réunions s’inscrit-elle dans l’évolution plus large des modes de travail ?

Bien sûr. Avec des équipes parfois dispersées sur plusieurs continents, il est indispensable d’accorder davantage de souplesse dans les lieux – télétravail, espaces de coworking, co-meeting, etc. – et de garantir des espaces de travail de qualité aux collaborateurs. Nous sommes nombreux à avoir dû travailler un jour dans un hall de gare, sans chauffage…

Les outils mis à disposition des collaborateurs doivent également fonctionner de façon autonome. Au niveau technologique, la plupart des contraintes sont déjà résolues : la visioconférence sera bientôt accessible partout. Mais cela ne suffit pas ! D’ailleurs, rien n’oblige à voir les collaborateurs pour recueillir leur point de vue. L’essentiel est que les idées soient clairement exprimées et de créer du lien, pour augmenter l’efficacité. Nos clients organisent très souvent des réunions via nos outils avec un collaborateur qui se trouve dans le train, un autre au bureau et un troisième, en télétravail : cela fonctionne très bien !

Le fait de pouvoir être interpellés et participer sans être tous au même endroit au même moment, efface les anciennes frontières. À cet égard, le collectif peut être le grand bénéficiaire d’un monde qui se virtualise en partie.

 

Dans 25 % des cas, les outils Klaxoon sont utilisés en formation. Quels sont leurs apports ?

Les acteurs de la formation professionnelle sont convaincus de l’efficacité de la pédagogie active : donner la possibilité aux apprenants de poser des questions, faire participer l’audience. Il leur manquait l’outil adéquat [7]. Quiz, sondage, meeting participatif, la suite complète Klaxoon répond à leurs attentes au regard de la formation présentielle et distancielle.

Pour le distanciel, nous proposons des capsules [8] de contenus. Nous les élaborons dans l’esprit User Generated Content. Tout le monde n’a pas la chance d’avoir des équipes Formation dédiées ou ne dispose pas de suffisamment de temps pour s’y consacrer. Nous faisons donc le pari d’outiller les équipes pour qu’elles-mêmes produisent des capsules et des quiz. Cela crée une base de connaissances agiles sur lesquelles chacun va capitaliser au quotidien.

 

Vous décrire comme le Mark Zuckerberg du monde de l’entreprise – dans le sens où Klaxoon révolutionne la façon d’échanger dans le contexte professionnel -, est-ce approprié ?

(Rires) Chez Klaxoon, nous sommes convaincus de l’apport des technologies numériques à dimension sociale au-delà de la sphère grand public.

Le désir d’efficacité est ce qui réunit les collaborateurs. On le voit dans le sport : une équipe qui gagne, c’est une équipe qui prend du plaisir. A contrario, quand on pratique un sport collectif, on découvre vite la difficulté d’appartenir à une équipe qui peine, dans le sens où nous avons tous envie d’être utiles.

Nous avons développé Klaxoon sous cet angle-là : créer des outils qui facilitent la coopération et permettent un maximum d’efficacité ; inventer de nouvelles façons de penser le travail collaboratif. Toutes proportions gardées, à l’image de Facebook qui a initié un chemin en transformant les usages sociaux grand public, nous souhaitons transformer fondamentalement la façon dont on interagit en entreprise ou en formation.

 

[1] Une scale-up n’est ni une start-up – car plus mature – ni une société pleinement établie, puisqu’en pleine croissance.
[2] Klaxoon. the meeting revolution.
[3] Avant même la création de Klaxoon, la plateforme collaborative ayant été lancée en mars 2015.
[4] Différentes activités sont accessibles via la plateforme Klaxoon (Questions, sondage, quiz, nuage de mots, Brainstorm entre autres) et il existe deux outils hardware : la Klaxoon Box, pour utiliser Klaxoon y compris offline, et le Meeting Board, un écran tactile sur une structure mobile pour accéder partout à l’ensemble des fonctionnalités Klaxoon.
[5] La clientèle de Klaxoon est constituée de 50 % de grands comptes, 35 % de TPE-PME-ETI et 15 % d’indépendants.
[6] Klaxoon a présenté le 20 novembre 2018 au Centre Pompidou la V3 de sa suite (avec notamment une version enrichie du Brainstorm) ainsi que son nouvel outil, Questions.
[7] Le secteur de la formation a attribué plusieurs récompenses à Klaxoon, du Grand Prix LearnInnov au Best Innovative Learning Technology Product.
[8] Ces capsules sont des présentations interactives avec du contenu et des questions qui s’enchaînent.

 

A propos de Matthieu Beucher

Author: A propos de Matthieu Beucher

Ingénieur télécom de formation, Matthieu Beucher est le CEO-fondateur de Klaxoon, la scale-up qui propose une application collaborative pour « réveiller » les réunions en facilitant les échanges. Sa solution met à la disposition des équipes des outils numériques ludiques et faciles d’utilisation, du quiz au sondage en passant par le challenge ou le brainstorm.
Revendiquant plus d’un million d’utilisateurs dans le monde, Klaxoon a réalisé une levée de fonds de 50 millions de dollars en mai 2018 (après une première levée de fonds de 5 millions d’euros en 2016).

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