Travail collaboratif et intelligence collective : le groupe, moteur d'efficacité

Dans un environnement caractérisé par la volatilité, l’incertitude, la complexité et l’ambiguïté [1], les entreprises s’orientent de plus en plus vers le mode de travail collaboratif. Mais la coopération inter-équipes ou collaborateurs ne s’improvise pas ! À quels outils recourir et quelle posture adopter ? Comment se manifeste l’intelligence collective, censée transcender les capacités du groupe et de chacun de ses membres ? Exploration. 

Le travail collaboratif et l'intelligence collective pour s'affranchir des pesanteurs hiérarchiques

L’autorité et le contrôle, la division du travail et des organigrammes « codés en dur » ont permis aux entreprises de piloter leurs ensembles humains jusqu’aux effets conjugués de la mondialisation et de la digitalisation, selon Jean-François Nouvel, ancien enseignant-chercheur spécialiste de l’intelligence collective [2]. Dans un contexte devenu mouvant, changement de paradigme : cette architecture sociale pyramidale donne lieu à des tensions entre « fertilisation des savoirs » et compétition notamment. Dès lors, les entreprises identifient les aptitudes sociales de leurs collaborateurs – coopération, soutien mutuel – comme facilitant leur adaptation [3] et l’assouplissement des règles de fonctionnement – sans pour autant les supprimer. Selon Anne Ambrosini, directrice Pédagogie et Développement de docendi, les organismes de formation « accompagnent logiquement cette évolution en permettant aux apprenants de découvrir ces nouvelles approches collaboratives et de s’y exercer, la coopération constituant une soft skill en soi ». Avec le travail collaboratif, plusieurs personnes mutualisent leurs capacités puis coordonnent leurs actions afin d’atteindre un objectif commun dont elles seront collectivement responsables. Reposant sur le partage – de valeurs, d’un projet, de connaissances, de ressources et d’outils – et s’appuyant sur l’accès à l’information en temps réel, il favorise :

• La proximité – en permettant aux membres du groupe de travail de nouer des liens et de faire naître la confiance ;
• L’égalité entre tous les participants – via des rapports horizontaux, chacun mettant ses compétences au service du projet ;
• Une convergence d’intérêts entre le niveau collectif et individuel ;
• La capacité à s’adapter à la complexité et à l’inattendu.

On touche ici la notion d’intelligence collective (IC). Présente dans chaque organisation au niveau opérationnel selon Pierre Lévy [4], auteur de L’Intelligence collective, Pour une anthropologie du cyberespace, elle s’y manifeste le plus souvent de façon empirique. Entre autres exemples, elle constitue l’une des ressources privilégiées des managers de transition pour résoudre les problématiques complexes de terrain lorsqu’ils sont en mission ; les solutions préexistent en interne mais les collaborateurs n’ont pas été suffisamment écoutés.  

L’intelligence collective 1+1=3

S’il est délicat de « circonscrire » l’IC – définit-on l’intelligence en soi ? -, l’intelligence collective est une propriété du vivant social car on l’observe aussi bien chez l’être humain que dans le monde animal (poissons, oiseaux, fourmis, abeilles [5]…). L’IC désigne donc les capacités cognitives d’une communauté résultant de multiples interactions entre ses membres, celles-ci créant des synergies qui permettent d’accomplir des tâches complexes. Car la capacité collective globale n’équivaut pas à une simple addition ! Visualisons le processus en se référant au Petit manuel du facilitateur en herbe de Héloïse Liagre et Camille Sfez, consultante docendi [6]. L’intelligence collective se traduit par :

• Des personnes installées en cercle ;
• Avec une question posée au centre.
• Chaque participant partage à tour de rôle ses connaissances ou perceptions relatives au sujet abordé, en parlant au centre sans s’adresser à une personne en particulier ;
• Lorsque chacun s’est exprimé, le collectif sait ce que chacun de ses membres sait.

L’intelligence collective peut néanmoins dysfonctionner ! Un exemple : des décisions de groupe aux effets délétères sont validées car certains membres n’ont pas osé exprimer leur désaccord…  

Quelle posture adopter pour favoriser la coopération ?

Travailler ensemble ne consiste pas uniquement à s’entraider. Pour Camille Sfez, le mode de communication est clé : quels processus utiliser ? À quels outils recourir pour qu’une réunion s’avère génératrice de valeur, par exemple ? Pour faciliter et renforcer la coopération, il est important :

• D’apprendre à être présent et à écouter – dans le sens d’une disponibilité maximale, en se préservant de tout jugement et en « accueillant » la parole de l’autre ;
• D’accepter les silences ou de ne pas savoir ;
• D’apprendre à questionner sans induire de réponse ;
• De connaître les règles de prise de parole – à tour de rôle, avec un temps défini, dans l’objectif de contribuer et non de « briller » ;
• De développer l’envie de travailler ensemble et la bienveillance – en partageant ses idées sans s’inquiéter d’une appropriation éventuelle par des collègues et en osant exprimer son point de vue sans crainte d’être critiqué.

Dans le cadre d’une réunion ou d’une session de formation, le facilitateur ou animateur est garant du bon niveau de communication. Le travail collaboratif et l’intelligence collective reposent sur deux postulats :

• Il y a un leader sur chaque chaise – chaque membre du groupe a quelque chose à apporter aux autres membres, y compris s’il ne dispose d’aucune connaissance spécifique du sujet abordé, via son point de vue différent ;
• Les personnes présentes sont les « bonnes personnes » – quels qu’ils soient, les membres du groupe accompagnent le collaborateur ou l’apprenant (selon le contexte) dans leur réflexion ou leurs découvertes et acquisitions.

Quelques exemples de méthodes collaboratives mettant en jeu l'intelligence collective

Un autre élément participe du processus collaboratif : l’espace de rencontre. Le concept de World café est né du constat selon lequel les collaborateurs échangent plus facilement autour de la machine à café que dans un cadre « institutionnel ». Adapté à des groupes de 20 à 400 personnes, le World café accueille les participants dans une atmosphère conviviale et décontractée, lumineuse et colorée, souvent riche en bonbons et autres douceurs ! Objectif : faciliter les échanges pour créer une « conversation » constructive et dynamiser la créativité [7]. L’organisation de l’espace concourt fortement au travail collaboratif : possibilité d’installation en grand cercle ou en ilots, distance entre les tables, espaces avec différents types d’assises, zone de déambulation… L’usage de telle ou telle méthode collaborative s’apprécie en fonction du projet et de son contexte. Ainsi, la fresque collective recourt à l’expérimentation sensible (les participants s’engagent physiquement, avec leurs sens, en utilisant de la peinture, des crayons, etc. et en « matérialisant » leurs idées) et à la communication visuelle pour favoriser la représentation rapide d’une problématique. Autre approche, l’enquête appréciative part des succès pour impulser un changement en boostant ce qui fonctionne déjà bien, inversant le schéma habituel de résolution de problèmes où l’on identifie celui-ci pour lui apporter des solutions. En résumé, toute démarche de travail collaboratif engage l’intelligence collective et comporte trois phases :

• la conception –

déterminer la finalité du projet collaboratif et mettre en œuvre une action de cadrage pour constituer une équipe solidaire dès l’amont ;

• la facilitation –

faire vivre une rencontre agréable et productive en jouant les « maîtres du temps » (avec subtilité) pour favoriser l’expression de tous les potentiels ;

• la récolte –

collecter, analyser et synthétiser le travail fourni pour permettre l’ancrage, la réflexion ou l’apprentissage.   Vectrices d’intelligence collective, les approches collaboratives transforment l’organisation du travail mais aussi l’animation pédagogique. Leurs conséquences sont aussi sociologiques. Ainsi, l’identité de chacun d’entre nous et le lien social pourraient se fonder à l’avenir sur l’échange de connaissances plutôt que sur l’appartenance à des territoires (au sens large) ou la participation à des processus économiques. Avec, en perspective, l’expression pleine et entière de notre potentiel humain ?  

[1] De l’acronyme anglo-saxon VUCA, VICA en français.

[2] Auteur de l’essai Intelligence collective, la révolution invisible, Jean-François Noubel « accompagne les leaders dans la construction d’organisations éclairées ». Il anime régulièrement des conférences sur l’intelligence collective.

[3] L’étape ultime de l’ouverture des entreprises aux méthodes collaboratives se traduit par l’organisation apprenante.

[4] Pierre Lévy est philosophe, sociologue et enseignant-chercheur en sciences de l’information et de la communication.

[5] On parle alors d’intelligence collective en essaim.

[6] Auteur de La puissance du féminin (éditions Leduc.s, février 2018), Camille Sfez a co-construit les formations docendi Leadership au féminin et Travail collaboratif.

[7] On retrouve ces méthodes collaboratives dans la Coopérative pédagogique du CNFPT – Centre National de la Fonction Publique Territoriale, constituée sous l’impulsion de Denis Cristol.