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Responsables formation : enjeux post-confinement et vision prospective

Bon à savoir

20 mai 2020

Responsables formation ou donneurs d’ordres, apprenants, animateurs-formateurs, ingénieurs pédagogiques : chacun de vous a été impacté par le confinement inédit que nous venons de vivre. Touché au cœur, le secteur de la formation professionnelle a dû s’adapter dans l’urgence tout en visant des solutions durables. Comment les responsables formation ont-ils procédé dans leurs entreprises ? Quelle stratégie souhaitent-ils déployer dans la période de post-confinement qui s’ouvre ? Témoignages et perspectives.

 

1 – Le 100 % distanciel au secours du système – responsables formation, apprenants, organismes de formation

En 2019, seules 7 % des formations proposées par des organismes de formation se sont déroulées en 100 % distanciel [1]. Dès lors, on saisit l’ampleur du tsunami qui a ébranlé le secteur à l’annonce du confinement le 17 mars 2020. Ceci d’autant plus que 80 % des entreprises de formation sont des TPE-PME disposant de marges de manœuvre réduites [2].

Ces chiffres méritent toutefois d’être nuancés :

  • Si 93 % des formations dispensées comportaient une phase présentielle, 29 % seulement se déroulaient exclusivement en salle.
  • Avant le confinement, une très large majorité d’organismes de formation recouraient donc déjà à des modalités de préparation ou d’accompagnement, distancielles – un atout précieux pour adapter leurs offres.

L’Etat a par ailleurs élaboré plusieurs dispositifs de soutien au secteur [3] ou de partage de ressources et d’outils collaboratifs. Quant à la Fédération de la Formation Professionnelle (FFP), elle a recensé les solutions digitales permettant de déployer des sessions en distanciel.

Si l’on ne dispose à ce stade d’aucune donnée sur le nombre de formations ayant pu être poursuivies ou menées à distance dans les entreprises, une étude de la Dares donne un éclairage sur celles suivies par les demandeurs d’emploi.

  • Pour cette population, 2/3 des formations en cours au début du confinement ont été maintenues partiellement ou totalement.

Quant aux responsables formation, ils ont à titre individuel accompli des exploits ! Le terme n’est pas exagéré quand on connaît la complexité des mécanismes à actionner en la matière, sans parler des délais habituels de déploiement, bien que la réforme de la formation de 2018 ait assoupli les règles (suppression des catégories d’actions de formation, simplification administrative pour les entreprises – entres autres).

Quid alors du taux de réalisation des actions prévues au titre du plan de développement des compétences ?

Certains responsables formation confient ne pas l’avoir encore calculé. D’habitude incontournable, cet indicateur n’est plus prioritaire quand le principal objectif consiste à maintenir l’effort de formation, moyennant l’adaptation de la quasi-totalité des sessions programmées initialement !

 

2 – Des responsables formation en mode agile, mobilisés – avec leurs prestataires – pour une transposition en 100 % distanciel

Soulignons tout d’abord que certaines compétences techniques doivent impérativement être appréhendées dans l’environnement de travail.

  • Si l’on peut convoquer la réalité virtuelle ou augmentée pour se mettre en situation et s’entraîner à certains gestes, il est impensable d’estimer un salarié formé s’il n’a pu pratiquer en situation réelle.

De même, certaines formations managériales (notamment) requièrent un partage d’expérience et des mises en situation entre pairs, au moment même où les apports théoriques ont lieu.

Soft skills ou hard skills, un grand nombre de compétences peuvent être développées via la formation à distance.

  • Cela suppose néanmoins une transposition de la formule pédagogique du parcours de formation visé, conçue pour du présentiel ou du blended présentiel / distanciel,
  • Un travail exigeant de ré-ingénierie pédagogique doit alors être mené [4].

Un certain nombre de responsables formation se sont engagés dans cette voie, sollicitant leurs prestataires à cet égard.

C’est le cas de la responsable formation Assurances de la MGEN, Sophie Laisne [5]. Sachant que la grande majorité des salariés des centres de services ont pratiqué le télétravail durant le confinement (sans recours à l’activité partielle), certains métiers ayant toutefois connu une baisse de charge. Sachant également que la MGEN disposait déjà d’une plateforme e-formation et qu’en 2019, les modules de e-learning ont représenté 15 % du volume total d’heures de formation.

Dans ce contexte, trois types de contenus ont fait l’objet de transposition à distance, ou d’élaboration dans cette perspective :

  • Des programmes embarquant la ligne managériale afin d’aider les collaborateurs à continuer à développer leurs compétences et renforcer leur posture commerciale mutualiste – et de préparer l’après ;

Les modalités choisies ont été de 4 ordres : classes virtuelles, capsules de e-formation, études de cas entre pairs et entraînements avec le manager en visioconférence.

  • Une série de classes virtuelles pour permettre aux conseillers d’apporter des réponses et offres de services adaptées aux adhérents en situation de fragilité, sans se laisser submerger par la charge émotionnelle ;
  • Des formations destinées aux managers, sur le thème du management à distance.

Deux modalités pédagogiques – classes virtuelles et ateliers de partage de bonnes pratiques – ont été articulées à cette fin, avec en parallèle l’animation d’un fil dédié sur le réseau social de l’entreprise.

Pour sa part, Béatrice Quertain [6], responsable formation de la société SCC France, confie avoir recouru « massivement » à la formation 100 % distancielle.

  • Pour elle également, la transposition du présentiel est passée par des classes virtuelles via des outils comme Zoom ou Teams ;
  • Elle a travaillé de concert avec les 50 prestataires de SCC ;
  • Les formations impliquant « d’expérimenter les apports théoriques » n’ont toutefois pu être déployées durant le confinement.

Certains responsables formation se sont exclusivement appuyés sur les plateformes e-formation existant dans leurs entreprises.

  • Celles lancées récemment ont permis de poursuivre des formations déjà initiées (par la mise à disposition de contenus à réviser), mais pas d’en programmer de nouvelles.

D’autres responsables formation ont rencontré des difficultés dans la transposition de leurs sessions déjà programmées. Celles-ci concernaient des formations réglementaires, soumises à la validation d’un ministère.

  • Exemple : dans le cadre d’une formation de 2 jours en présentiel, seule la transposition d’une journée en classe virtuelle a été acceptée.

 

3  – Une stratégie d’avenir qui s’appuie sur le distanciel mais pas uniquement

Sophie Laisne, Béatrice Quertain et de nombreux organismes de formation se rejoignent sur l’aspect décisif de l’articulation de différentes modalités pédagogiques. De la combinaison des ressources et séquences pédagogiques, de l’alternance de configurations d’apprentissage, naît l’efficience pédagogique.

Par ailleurs, si les modules à distance s’avèrent plus courts qu’en présentiel, le déploiement des parcours de formation dans le temps doit être repensé pour garder les apprenants mobilisés. Une journée en présentiel se décline en plusieurs classes virtuelles !

Depuis début avril, les équipes formation MGEN réétudient chacune des formations existantes pour les proposer dans des formats distanciels adaptés

  • L’idée n’est pas de tout envisager en distanciel ni de recourir essentiellement au e-learning.
  • Une réflexion est menée sur l’objectif de formation, afin de concevoir une ingénierie pédagogique différente – dans l’hypothèse où le présentiel devrait être limité au maximum jusqu’à la fin de l’année.
  • Cette réflexion se fait formation par formation, au regard des besoins des métiers et de leur évolution aussi face à la crise.

Un exemple avec l’un des programmes destinés aux conseillers des centres d’appels, qui inclut également les managers. Jusqu’à présent, ceux-ci étaient formés sur une demi-journée en présentiel. Les conseillers étaient ensuite formés durant une journée, un coaching par le manager concluant la formation, un mois après.

Parce qu’elle constitue un axe fort, cette formation ne peut être mise en attente. La pépite du présentiel a donc été conservée pour le coaching – car elle se révèle pleinement à cette occasion -, toutes les autres séquences pédagogiques étant transposées en classe virtuelle. Du temps de travail est prévu entre chaque classe, par petits groupes.

De son côté, Béatrice Quertain souhaite conserver «  l’acculturation et l’impulsion produites par le bond digital » durant le confinement.

  • La fatigue générée chez les collaborateurs en raison du cumul sessions de formation à distance / réunions en visioconférences, doit toutefois être prise en compte.
  • Un développement de l’AFEST est également envisagé à plus ou moins brève échéance.

 

4 – Une évolution des besoins de formation et du rôle des responsables formation ?

Dans un contexte de reprise d’activité et de difficultés probables pour certaines entreprises, la nature des demandes de formation devrait changer : type de compétences à développer ; durée et format des sessions ; moment pour les dispenser.

Sophie Laisne explique d’ailleurs que le plan de développement des compétences a été re-priorisé avec les managers.

  • Niveau 1 – les formations à mettre en place au plus vite, en distanciel.
  • Niveau 2 – les formations prioritaires qui pourront avoir lieu même en période de forte reprise d’activité d’ici la fin d’année ; elles seront réalisées pour partie à distance et pour partie en présentiel, selon le contexte.
  • Niveau 3 – les formations qui, en raison de la charge des collaborateurs et l’organisation de l’activité, pourront attendre début 2021.

Dans ce cadre, les responsables formation deviennent encore davantage des partenaires des métiers. La capacité à répondre aux besoins ici et maintenant fait désormais partie de leur portefeuille de compétences, sans pour autant négliger l’élaboration de dispositifs pérennes. Moyennant un préalable : que les directions considèrent la formation comme un puissant outil de développement des personnes et de l’organisation.

 

Déjà en pleine réorganisation, le secteur de la formation devrait connaître de profondes mutations dans les semaines et mois à venir. Le système de formation professionnelle dessiné par la récente réforme se prêtera-t-il à un contexte économique beaucoup moins favorable ? Les responsables formation vont devoir convaincre de l’intérêt de programmes ambitieux de développement des compétences pour les enjeux business, réactualisés, des organisations. Charge aux ingénieurs pédagogiques et organismes de formation d’optimiser la promesse de valeur de leurs parcours, en tenant compte des nouvelles réalités des entreprises.

 

[1] Source : Les chiffres 2019 du Digital Learning (Institut des métiers du Blended Learning – ISTF).
[2] Des marges restreintes au regard de leur trésorerie ou des personnels à mobiliser pour transposer leurs offres en 100 % distanciel.
[3] Le gouvernement a élargi les conditions d’accès au FNE-Formation et renforcé le budget alloué à ce dispositif, pour inciter les entreprises à former leurs salariés en activité partielle. Des accords de branches ont également prévu des financements conventionnels pour la formation à distance des télétravailleurs.
[4] Une partie des entreprises a préféré reporter ses sessions de formation plutôt que de s’engager dans une recomposition des modalités pédagogiques et/ou de demander à ses prestataires de le faire.
[5] À ce titre, Sophie Laisne gère exclusivement la formation des salariés des centres de services du groupe MGEN.
[6] Béatrice Quertain est également présidente du groupe Paris Horizon du GARF.

 

docendi

Author: docendi

Organisme de formation certifié Datadock, docendi propose, depuis sa création en 2000, une formule pédagogique multimodale novatrice alliant présentiel et accompagnement digital avant et après formation.
Cette pédagogie interactive et personnalisée est particulièrement efficiente pour le développement des soft skills : management, développement de soi, communication interpersonnelle et efficacité professionnelle.

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