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Publié le - Mise à jour le
À l’heure de l’accélération digitale et de l’hyper-connexion, l’injonction de performance est constante. Agenda qui déborde, temps de pause fondant comme neige au soleil, les journées de travail nous laissent souvent exsangues. Comment booster son organisation personnelle dans une perspective d’efficacité professionnelle et de réduction du stress ? Découvrez le plan d’action de docendi pour reprendre la main sur son quotidien.
Quelle que soit la fonction que nous occupons, notre efficacité professionnelle est questionnée. Des facteurs endogènes et exogènes y participent avec, pour les seconds : le mode de management, l’organisation du travail, les règles de fonctionnement d’un service. Ces facteurs exogènes s’avèrent défaillants ? Il est possible de ne pas les subir ! Tout part alors de soi et de son organisation personnelle, facteur endogène majeur. Avant de songer à l’optimiser, il convient de prendre du recul – et donc de s’accorder un peu de temps [1] – pour procéder à un « état des lieux ». On commence par faire un bilan de son mode de fonctionnement et de ses relations avec autrui, grâce à un outil [2] comme le modèle DISC. Il permet d’établir son profil et celui de son entourage professionnel, dans un double objectif :
Formatrice docendi et coauteure de l’ouvrage Pro… en Efficacité professionnelle [3], Marie-Laure Lahouste [4] souligne qu’il est capital de bien se connaître pour pouvoir ensuite s’organiser de façon efficiente. Connaître précisément son cœur de mission ainsi que les attentes de sa hiérarchie s’avère également indispensable. Cela semble couler de source… est-on néanmoins capables de les énoncer spontanément ? On s’attache donc à synthétiser le cœur de sa mission. Exemple pour un DRH : définir et mettre en œuvre une politique de ressources humaines innovante et harmonisée. On liste les activités qui en découlent (= les responsabilités que l’on exerce ; exemples : recrutement, formation, paie, etc.) et les tâches qui les sous-tendent (tout ce que l’on enregistre dans son agenda). Des objectifs y sont associés [5] pour inscrire le travail dans une direction.
Si les objectifs sont par nature fixés par la hiérarchie, ils doivent également être acceptés par celui ou celle qu’ils concernent. Le principe SMARTé permet de les construire de façon réaliste tout en les rendant motivants. Ces objectifs doivent être :
Le é correspond à la dimension éthique. « Dans le cadre du travail, rester fidèle à ses valeurs permet d’éviter une distorsion néfaste à l’efficacité professionnelle, indique Marie-Laure Lahouste. »
Dans la liste de tâches répertoriées à l’étape 1, certaines ont un caractère urgent et d’autres moins. Certaines sont importantes, d’autres peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Comment réussir à les qualifier ? La matrice du président américain Dwight Eisenhower est là pour ça !
« Travailler non-stop en mode d’urgence, avec des enjeux conséquents, s’avère usant et stressant, précise Marie-Laure Lahouste ». D’où l’intérêt de cette matrice, qui permet de distinguer :
Parfois connotée négativement, la planification se révèle pourtant clé en termes de gestion d’agenda – et plus largement de gestion du temps.
En fonction des rendez-vous reportés etc. on réévaluera les priorités de la semaine (voire de la journée). Cette planification permet également de se préserver de certains voleurs de temps :
>> En savoir plus avec notre formation Gestion du temps
Si les mails sont des outils de communication exceptionnels, leur multiplication vient grignoter le temps qu’ils sont censés faire gagner. Le phénomène de mail over load (surcharge de mails) aboutit à l’allongement de la durée du travail, empiétant sur le droit à la déconnexion des salariés. Il génère également un stress conséquent. Heureusement, la gestion des mails s’apprend ! Deux bonnes pratiques en la matière :
Au-delà de trois échanges, mieux vaut téléphoner ou se déplacer.
L’objet du mail et ses propres attentes doivent être formulés avec précision. La désactivation des notifications émanant des réseaux sociaux est également conseillée car elles sont sources d’interruptions répétées. Or on ne se reconcentre pas instantanément ! Dans le même ordre d’idées, il faut oser répondre aux diverses sollicitations par la négative si l’on a soi-même des impératifs à respecter. On optimisera enfin son organisation personnelle en se mettant « en conditions optimales » afin d’accomplir ses tâches quotidiennes. La méthode Pomodoro propose dans cette optique de découper les séquences de travail : 25 minutes consacrées à la réalisation d’une tâche, suivies d’une pause de 3 à 5 minutes. Après avoir réalisé 4 Pomodori, on effectue une pause de 15 à 20 minutes. Il s’agit « de se maintenir dans un état de concentration et de motivation élevé, propice à la réflexion ». Structurer son organisation personnelle nécessite d’articuler un plan d’action. Cela implique d’identifier sa part de responsabilité dans la boucle de surcharge souvent à l’œuvre de façon insidieuse. La formation professionnelle, le coaching, la réalisation d’un bilan de compétences, offrent à cet égard un appui précieux ainsi que des solutions concrètes. Et parce que chaque minute compte, la pratique du mind mapping est vivement conseillée. Visuel et synthétique, il facilite la mémorisation, la priorisation, l’exhaustivité. Prêts pour une meilleure organisation ?