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Organisation personnelle : comment l’optimiser en 5 étapes

Conseils de pro

18 avril 2019

À l’heure de l’accélération digitale et de l’hyper-connexion, l’injonction de performance est constante. Agenda qui déborde, temps de pause fondant comme neige au soleil, les journées de travail nous laissent souvent exsangues. Comment booster son organisation personnelle dans une perspective d’efficacité professionnelle et de réduction du stress ? Découvrez le plan d’action de docendi pour reprendre la main sur son quotidien.

 

1 – On se concentre sur soi et son cœur de mission avant de réajuster son organisation personnelle

Quelle que soit la fonction que nous occupons, notre efficacité professionnelle est questionnée. Des facteurs endogènes et exogènes y participent avec, pour les seconds : le mode de management, l’organisation du travail, les règles de fonctionnement d’un service. Ces facteurs exogènes s’avèrent défaillants ? Il est possible de ne pas les subir ! Tout part alors de soi et de son organisation personnelle, facteur endogène majeur.

Avant de songer à l’optimiser, il convient de prendre du recul – et donc de s’accorder un peu de temps [1] – pour procéder à un « état des lieux ».

On commence par faire un bilan de son mode de fonctionnement et de ses relations avec autrui, grâce à un outil [2] comme le modèle DISC. Il permet d’établir son profil et celui de son entourage professionnel, dans un double objectif :

  • Identifier ses points forts et ses leviers de motivation (+ ceux des autres);
  • Améliorer son mode de communication.

Formatrice docendi et coauteure de l’ouvrage Pro… en Efficacité professionnelle [3], Marie-Laure Lahouste [4] souligne qu’il est capital de bien se connaître pour pouvoir ensuite s’organiser de façon efficiente.

Connaître précisément son cœur de mission ainsi que les attentes de sa hiérarchie s’avère également indispensable. Cela semble couler de source… est-on néanmoins capables de les énoncer spontanément ?

On s’attache donc à synthétiser le cœur de sa mission. Exemple pour un DRH : définir et mettre en œuvre une politique de ressources humaines innovante et harmonisée. On liste les activités qui en découlent (= les responsabilités que l’on exerce ; exemples : recrutement, formation, paie, etc.) et les tâches qui les sous-tendent (tout ce que l’on enregistre dans son agenda). Des objectifs y sont associés [5] pour inscrire le travail dans une direction.

 

2 – On définit des objectifs SMARTé pour soi-même et/ou ses collaborateurs

Si les objectifs sont par nature fixés par la hiérarchie, ils doivent également être acceptés par celui ou celle qu’ils concernent. Le principe SMARTé permet de les construire de façon réaliste tout en les rendant motivants. Ces objectifs doivent être :

  • Spécifiques – précis et formulés simplement ;
  • Mesurables – quantifiables dans le temps ou en volume ;
  • Acceptés – résultant d’un échange voire d’une négociation, la personne qui doit les atteindre y adhérant ;
  • Réalistes – tenant compte du contexte et au besoin réévalués ;
  • Temporellement définis – induisant une deadline pour pouvoir s’organiser.

Le é correspond à la dimension éthique. « Dans le cadre du travail, rester fidèle à ses valeurs permet d’éviter une distorsion néfaste à l’efficacité professionnelle, indique Marie-Laure Lahouste. »

 

3 – On identifie les tâches et activités à réaliser en priorité

Dans la liste de tâches répertoriées à l’étape 1, certaines ont un caractère urgent et d’autres moins. Certaines sont importantes, d’autres peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Comment réussir à les qualifier ? La matrice du président américain Dwight Eisenhower est là pour ça !

Organisation personnelle : comment l’optimiser en 5 étapes - matrice Eisenhower

Source : Pro… en Efficacité pro de Soizic Jullien et Marie-Laure Lahouste

 

« Travailler non-stop en mode d’urgence, avec des enjeux conséquents, s’avère usant et stressant, précise Marie-Laure Lahouste ». D’où l’intérêt de cette matrice, qui permet de distinguer :

  • Les tâches importantes et urgentes – à réaliser en priorité ;
  • Celles qui sont importantes et non urgentes – à planifier et à réaliser dès que possible ;
  • Celles qui s’avèrent non importantes mais urgentes – à déléguer ou reporter (si l’on est en mesure de les gérer rapidement, au dernier moment) ;
  • Les tâches non importantes et non urgentes – à déléguer ou à éliminer car elles n’ont ni conséquences ni date butoir.

 

4 – On structure son organisation personnelle en planifiant ses activités

Parfois connotée négativement, la planification se révèle pourtant clé en termes de gestion d’agenda – et plus largement de gestion du temps.

  • On commence par estimer la durée de chaque tâche.
  • On planifie le plus difficile en premier pour éviter la procrastination.
  • On se réserve des plages de disponibilité pour des travaux réclamant une concentration importante.
  • On alterne la nature des tâches afin de respecter ses biorythmes.
  • On ne remplit que 80 % du temps disponible pour pouvoir faire face aux imprévus.

En fonction des rendez-vous reportés etc. on réévaluera les priorités de la semaine (voire de la journée).

Cette planification permet également de se préserver de certains voleurs de temps :

  • l’absence de plan de travail journalier (il est important de séquencer les dossiers par tâches et de les inscrire dans l’agenda) ;
  • l’absence de deadline (en notant le travail à réaliser, on a besoin de le positionner en fonction d’une date butoir) ;
  • l’absence de répartition des rôles dans le cadre d’une tâche complexe à effectuer (l’inscrire dans l’agenda incite à prendre l’initiative : que doit-on faire ? Pour quand ?).

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5 – On apprend à gérer ses mails et à limiter les interférences avec son organisation personnelle

Si les mails sont des outils de communication exceptionnels, leur multiplication vient grignoter le temps qu’ils sont censés faire gagner. Le phénomène de mail over load (surcharge de mails) aboutit à l’allongement de la durée du travail, empiétant sur le droit à la déconnexion des salariés. Il génère également un stress conséquent.

Heureusement, la gestion des mails s’apprend ! Deux bonnes pratiques en la matière :

  • On s’assure que le mail est le vecteur de communication le mieux adapté ;

Au-delà de trois échanges, mieux vaut téléphoner ou se déplacer.

  • On procède avec un maximum de clarté.

L’objet du mail et ses propres attentes doivent être formulés avec précision.

La désactivation des notifications émanant des réseaux sociaux est également conseillée car elles sont sources d’interruptions répétées. Or on ne se reconcentre pas instantanément ! Dans le même ordre d’idées, il faut oser répondre aux diverses sollicitations par la négative si l’on a soi-même des impératifs à respecter.

On optimisera enfin son organisation personnelle en se mettant « en conditions optimales » afin d’accomplir ses tâches quotidiennes.

La méthode Pomodoro propose dans cette optique de découper les séquences de travail : 25 minutes consacrées à la réalisation d’une tâche, suivies d’une pause de 3 à 5 minutes. Après avoir réalisé 4 Pomodori, on effectue une pause de 15 à 20 minutes. Il s’agit « de se maintenir dans un état de concentration et de motivation élevé, propice à la réflexion ».

 

Structurer son organisation personnelle nécessite d’articuler un plan d’action. Cela implique d’identifier sa part de responsabilité dans la boucle de surcharge souvent à l’œuvre de façon insidieuse. La formation professionnelle, le coaching, la réalisation d’un bilan de compétences, offrent à cet égard un appui précieux ainsi que des solutions concrètes. Et parce que chaque minute compte, la pratique du mind mapping est vivement conseillée. Visuel et synthétique, il facilite la mémorisation, la priorisation, l’exhaustivité. Prêts pour une meilleure organisation ? 

 

[1] Si le temps nécessaire pour effectuer un pas de côté ne peut être mobilisé, mieux vaut reporter cet état des lieux car il est décisif de s’y consacrer pleinement si l’on veut évoluer.
[2] L’identification de ses drivers ou « petites voix » s’avère aussi très utile : dépêche-toi ! Fais des efforts ! Sois fort ! Sois parfait ! Fais plaisir ! S’ils peuvent avoir un effet bénéfique pour avancer, ces messages contraignants conduisent à la désorganisation en état de stress. D’où l’importance de développer des « antidotes ».
[3] Ouvrage coécrit avec Soizic Jullien, docteur en biophysique et coach certifiée HEC, médiatrice formée à l’Élément humain, la PNL et le co-développement.
[4] Marie-Laure Lahouste est spécialisée en développement personnel et en efficacité professionnelle. Enseignante rattachée à l’Université Paris XII, elle est aussi coach certifiée HEC, formée à l’Élément humain, la Thérapie sociale, l’Analyse transactionnelle et la Communication non violente.
[5] Cette déclinaison correspond à la méthode ATOM – activités, tâches, objectifs, missions.
docendi

Author: docendi

Organisme de formation certifié OPQF, docendi propose, depuis sa création en 2000, une formule pédagogique multimodale novatrice alliant présentiel et accompagnement digital avant et après formation.
Cette pédagogie interactive et personnalisée est particulièrement efficiente pour le développement des soft skills : management, développement de soi, communication interpersonnelle et efficacité professionnelle.

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