Management de proximité : pilotez vos équipes et dynamisez la performance

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La distanciation physique et le stress test [1] qu’elle a induit pour les entreprises et leurs collaborateurs, ont mis en lumière le rôle crucial du management de proximité dans le pilotage des équipes. Quelles en sont les caractéristiques et sur quels outils s’appuyer ? Le management de proximité est-il fragilisé par la période d’instabilité que nous traversons ? Découvrez comment le mettre en œuvre avec un maximum d’efficacité et « au plus juste ».

1 – Quels sont les principaux leviers du management de proximité ?

Pour s’inscrire dans le cercle vertueux du management [2], le management de proximité s’appuie tout d’abord sur des règles de fonctionnement. Malgré l’éventuelle connotation négative du terme, ces règles visent à donner des références communes en cas de désaccord et à poser un cadre de « sécurité » – en partageant les moyens à utiliser et les procédures à suivre afin d’atteindre les objectifs voulus. En résumé, elles incitent et autorisent davantage qu’elles n’interdisent. Dès lors, quels leviers mobiliser pour développer la dimension de proximité de votre management, ou pour l’optimiser ?

La planification des tâches d’une part, la responsabilisation des équipes d’autre part, constituent des points d’appui significatifs.

À cet égard, il est important de bien distinguer la mission (raison d’être d’un poste) des tâches (unités élémentaires et indivisibles de travail). Cela permet en effet de proposer des modalités d’organisation cohérentes aux équipes, et à chacun de leurs membres. Les objectifs à attribuer aux collaborateurs contribuent par ailleurs à leur responsabilisation, en orientant leur action et en renforçant leur maîtrise. Pour les déterminer, prenez en compte les compétences professionnelles et les soft skills dont vos collaborateurs disposent déjà, ainsi que celles en cours d’acquisition et celles qui leur manquent encore. Veillez à conserver des éléments « négociables » dans ces objectifs, afin de vous assurer de l’adhésion de vos collaborateurs, décisive pour leur réussite future.

Une communication régulière avec vos équipes doit être mise en œuvre.

Dotée d’une double dimension collective et individuelle, la communication de proximité offre l’avantage de pouvoir s’adapter, au plus près, au profil des uns et des autres. Dans cette perspective, mobilisez la méthode des couleurs (DISC©®) : il s’agit d’identifier les dominances comportementales de chacun (rouge, jaune, vert, bleu), afin de choisir le meilleur « mode » de communication. Exemple : avec un collaborateur rouge, allez droit au but lors de vos échanges, n’hésitez pas à le challenger ; avec un jaune, favorisez le relationnel et la convivialité, laissez-le s’exprimer. Notez que cette identification vous concerne également ! Votre communication doit par ailleurs se décliner de manière formelle (annonces, partage d’informations dans le cadre de projets) et informelle (temps d’échanges conviviaux ne portant pas uniquement sur l’activité professionnelle). N’oubliez pas de faire preuve de transparence quant à vos propres disponibilités ; indiquez à vos collaborateurs des plages horaires durant lesquelles ils peuvent vous solliciter librement.

La dimension d’accompagnement est indissociable du management de proximité.

Cet accompagnement vise la performance, via l’individu. Les signes de reconnaissance jouent un rôle clé pour permettre aux collaborateurs de se développer. Ceci, y compris lorsque les managers de proximité disposent d’une marge de manœuvre restreinte (comme en témoigne une étude de 2019 de l’Observatoire de l’Engagement). La reconnaissance et la valorisation restent alors possibles par d’autres biais – remerciements, félicitations individuelles et devant l’équipe, ajout d’une méthode adoptée par un collaborateur aux « bonnes pratiques » de l’équipe, etc. Et plus un signe de reconnaissance s’avère P.R.É.C.I.S – Personnalisé, Rassurant, Équitable, Constructif, Immédiat, Sincère -, plus son impact est grand.

2 – Dans la boîte à outils du manager de proximité, ajoutez…

… des rituels managériaux ! Essentiels pour le management en général, ces moments d’animation prennent un relief particulier dans un cadre de proximité, en vue de nourrir la motivation des collaborateurs et leur engagement [3]. Ils visent :

À poser un cadre et permettre l’expression de chacun ;
À organiser les actions et à piloter l’activité ;
À développer / entretenir un sentiment de cohésion ;
À reconnaître le chemin parcouru et à valoriser les actions menées.

Les réunions d’équipe, briefs hebdomadaires ou mensuels, les séminaires ou groupes de parole sont des exemples de rituels managériaux collectifs. Au niveau individuel, on trouve notamment les feedbacks :

Positifs, pour aider les collaborateurs à se construire en renforçant leur confiance ;
Correctifs, afin de leur permettre d’identifier leurs axes de progression ;
Conditionnels, portant donc sur un fait ou un acte déterminé.

Autres rituels individuels, l’onboarding et l’offboarding, les entretiens de pilotage d’activité, les entretiens annuels d’évaluation, et les points individuels – qu’ils soient réalisés à distance ou in situ. À cette occasion, vous investissez pleinement la dimension de proximité et d’accompagnement de votre fonction : comment pouvez-vous aider votre collaborateur ? Où en est-il de ses objectifs ? Que lui manque-t-il pour les atteindre ? Ayez par ailleurs à disposition des outils managériaux tels que la matrice d’Eisenhower, en vue de prioriser vos tâches et d’aider vos collaborateurs à en faire de même. Son usage permet d’identifier rapidement : 1) les actions à réaliser immédiatement 2) celles à planifier dans des délais assez brefs. Dans les autres cas, les actions doivent être déléguées (interruption) ou abandonnées (distraction). Autre « indispensable » de votre boîte à outils, les critères S.M.A.R.T à appliquer lorsque vous fixez ou redéfinissez les objectifs de vos collaborateurs :

Spécifiques – précis, formulés simplement;
Mesurables – quantifiables, en volume notamment ;
Acceptés – via un échange, le collaborateur y adhérant ;
Réalistes – en fonction du contexte, avec une possibilité de réévaluation ;
Temporels – définis dans le temps pour permettre l’organisation.

3 – Comment pratiquer le management de proximité alors que la crise sanitaire persiste

Vous évoluez peut-être dans une entreprise où une partie des équipes est en présentiel et l’autre partie, en télétravail ? Ou bien dans une structure où le 100 % full remote a été acté, à titre temporaire ou à long terme ? Autant de configurations qui bouleversent les pratiques du management de proximité et requièrent un maximum d’agilité. Dans ce contexte en effet, le premier impératif est de maintenir le lien avec vos collaborateurs. Comment adapter votre mode de communication ?

La communication par mail constitue la « base » des échanges professionnels dans nos environnements digitaux.

Veillez toutefois à choisir un objet de mail explicite et à formuler un message clair et synthétique. Assurez-vous également que le mail soit bien le « vecteur » de communication le plus pertinent – en fonction de l’objectif visé, du sujet et de l’interlocuteur concerné.

Des échanges téléphoniques ou vidéo, personnalisés et récurrents, doivent être programmés.

La communication non verbale (gestes, attitudes, expressions du visage) intervient à 55 % dans la réception de l’information, contre 38 % pour la communication para-verbale et 7 % pour la communication mobilisant uniquement les mots. D’où l’importance de maintenir un lien visuel avec vos collaborateurs. Certains de ces contacts peuvent s’inscrire dans une perspective attentionnelle exclusivement, pour « prendre le pouls » des uns et des autres.

Des moments d’échanges synchrones collectifs sont indispensables, grâce aux visioconférences notamment.

Ceci pour préserver la cohésion d’équipe et bénéficier de tous les signaux de la communication non verbale. Au-delà des rituels managériaux à proprement parler, des moments de partage informels peuvent être proposés – citation du jour, e-cafés… Veillez toutefois à ne pas surcharger les agendas de rendez-vous à distance ! L’idée est bien de garantir les interactions et de préserver la vigueur des relations professionnelles, non de s’assurer de la présence des collaborateurs non-stop derrière leur écran. Qu’il s’exerce in situ ou à distance, le management de proximité se nourrit de confiance (accordée aux équipes) et d’empathie. Dans le cadre du télétravail, certains collaborateurs vont en effet surinvestir leurs missions quitte à risquer le burn-out. Préserver leur santé et leur engagement à long terme implique d’avoir su capter des signaux afin de les alerter à temps. >> En résumé

Le management de proximité consiste avant tout à poser un cadre de fonctionnement collectif et à instaurer des relations de confiance, pour nourrir la motivation et favoriser la performance.
La fixation d’objectifs S.M.A.R.T., la communication et l’accompagnement du développement de chacun, en sont les piliers.
Avec tout ou partie des équipes à distance, l’accent doit être mis sur les relations interpersonnelles, via de nouveaux rituels managériaux si nécessaire et des moments d’échanges informels.

Article rédigé avec le concours d’Adrien Nicolas, responsable de la gamme Management & Leadership de CSP DOCENDI.