Management à distance : activez les 5 dimensions de la performance

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À l’heure de la digitalisation des entreprises, le management à distance s’intensifie : collaborateurs en télétravail [1] ou coworking, équipes présentes sur plusieurs sites ou dans différents pays. Facilité par les TIC [2], le travail s’articule de plus en plus souvent via un manager éloigné de ses collaborateurs. Comment manager vos équipes avec un maximum d’efficacité ? Un défi à relever en 5 dimensions.

1ère dimension : identifiez les enjeux spécifiques du management à distance

Pour pallier l’éloignement physique, opérationnel et technologique, émotionnel et/ou culturel, votre management à distance va prendre des appuis :

Managériaux, afin de renforcer la relation de travail et de responsabiliser vos collaborateurs ;
Organisationnels, en vue d’optimiser les moments d’échanges et le suivi des projets ;
Relationnels, pour booster leur sentiment d’appartenance et créer les conditions de la confiance.

Tenez compte du contexte précis de déploiement du travail à distance.

Concerne-t-il des collaborateurs tous isolés ?
Plusieurs collaborateurs à distance du reste de votre équipe in situ ?
Des équipes aux process différents, sur plusieurs sites et managées à distance ?

Vous devez disposer de clés de compréhension spécifiques. « C’est particulièrement vrai à l’international, indique Alexandre Borie [3], qui a pratiqué le management à distance et anime des formations dédiées pour docendi. Dans certains pays, dire non de façon directe équivaut à perdre la face. Votre collaborateur utilisera le peut-être. Si vous ignorez ce mode de fonctionnement, les déconvenues ne tarderont pas. » >> Perfectionnez vos pratiques avec notre formation Management à distance

2ème dimension : cadrez et enrichissez la relation de travail

Quel que soit le contexte de travail, la relation avec vos équipes est clé. Or la distance la rend moins fluide, de part et d’autre. Un exemple : « Les collaborateurs souhaitant travailler à distance sont souvent orientés résultats [4] car ils veulent se focaliser sur leur tâche. Mais ils peuvent avoir du mal à solliciter leur manager à distance, explique Alexandre Borie. » Sans formaliser à l’excès, vous planifierez des temps d’échanges récurrents, à la manière des réunions hebdomadaires dans l’entreprise. En instaurant ce rituel, le partage d’informations sera facilité ainsi que le suivi de l’avancement des projets. Choisissez, de préférence, un canal de communication visuelle (visioconférence avec webcam) pour personnaliser au maximum la relation. Pour en garantir la qualité et anticiper d’éventuels dysfonctionnements, vous favoriserez un état d’esprit constructif. Il se caractérise :

Par la motivation des collaborateurs à travailler à distance ;

Assurez-vous de leur capacité à respecter les règles de fonctionnement et à s’investir dans une transmission fluide.

Par l’intérêt porté à autrui ;

Connaître les préférences de chacun, en termes de canal de communication ou d’horaires dédiés à certaines activités (la consultation des mails par exemple), contribue à faciliter les échanges.

Par le respect et l’intégrité ;

Vous encouragerez la formulation des questions et l’expression des non-dits afin de coopérer efficacement. Chacun doit pouvoir argumenter tout en intégrant les critiques constructives. Toute critique personnelle est exclue.

Par la solidarité ;

Favoriser l’entraide à distance renforcera le sentiment d’appartenance à l’équipe de tous vos collaborateurs. Une attention particulière doit être portée lors de l’intégration d’un futur travailleur à distance. Rencontrez-le physiquement si possible ; le cas échéant, pourquoi ne pas effectuer une visite virtuelle de son lieu de travail ? Au-delà des premiers moments, des rencontres physiques sont souhaitables entre les membres de l’équipe, selon une fréquence à déterminer.

3ème dimension : apprenez à communiquer dans un contexte de management à distance

Il s’agit de recourir avec pertinence aux différents canaux de communication.

Privilégiez les mails pour un sujet simple à expliquer, nécessitant une réponse brève ou une simple validation.
S’il s’agit d’une demande d’information rapide et précise, un appel téléphonique sera adapté.
S’il risque d’y avoir des allers-retours, la problématique s’avérant plus sensible, mieux vaut opter pour une conversation vidéo ou une rencontre physique.

Outre la déperdition de sens liée à toute forme de communication [5], l’impact du message à distance peut être minoré ou exacerbé, selon les cas.

Vous pratiquerez donc, et encouragerez, l’écoute active – qui inclut le questionnement pour s’assurer du sens des propos.
Quel que soit le canal de communication, vous reformulerez pour dissiper d’éventuels malentendus.
L’expression non verbale et paraverbale permettant de saisir la gêne d’un collaborateur par exemple, vous y serez très attentif lors d’un échange visuel.

4ème dimension : boostez la performance en fixant des objectifs structurants

Dans le cadre du management à distance, les objectifs vont orienter l’action de vos collaborateurs. Répondant aux critères SMART (Spécifiques, Mesurables, Accessibles, Réalistes, Temporels), vous les élaborerez en concertation.

Demandez-leur de préparer la feuille de route de l’entretien et les objectifs qu’ils envisagent.
Établissez-les en parallèle.
Votre échange permettra d’harmoniser ce que chacun a préparé et de rendre les objectifs structurants et motivants.

Vous veillerez également à réaliser des reportings réguliers comportant des indicateurs cohérents pour disposer d’une bonne visibilité de l’activité de vos collaborateurs. Ces indicateurs leur seront utiles car ils autoévalueront leur travail plus souvent à distance ! Les feedbacks sont évidemment décisifs. « La difficulté sera de les donner au bon moment : pour être efficaces, ils ne doivent pas arriver trop tard après l’action qui les motive, indique Alexandre Borie. » Choisissez, là encore, le mode de communication approprié.

Pour un feedback positif à l’issue d’une belle réalisation, appelez votre collaborateur ou adressez-lui un mail de félicitations en mettant en copie plusieurs destinataires (membres de l’équipe, N+2, autres managers lors d’un projet transversal).
Vous exprimerez un feedback négatif de préférence par contact visuel, pour être en mesure de l’expliciter, percevoir les réactions de votre collaborateur et voir ensemble comment corriger le problème.

5ème dimension : managez par la confiance et en responsabilité

Si la confiance mutuelle est un gage de performance dans une équipe in situ, c’est encore plus vrai à distance ! Mais la confiance ne se décrète pas. Comment l’instaurer ?

Affranchissez-vous des « petits mensonges » pour régler un problème immédiat car ils altéreront la qualité de la relation professionnelle s’ils sont découverts.

Exemple : prétendre que l’on est en réunion pour ne pas avoir à répondre à une sollicitation.

Faites preuve de tact.

Vous pouvez exprimer des vérités difficiles sans vous montrer cassant.

Créez un esprit de transparence pour limiter la rétention d’informations.

Félicitez systématiquement les collaborateurs qui partagent des documents utiles à tous, notamment. Grâce aux leviers précédemment évoqués, vous avez mis vos collaborateurs en situation de coresponsabilité de la réussite collective. Vous les aiderez à activer cette nouvelle « culture » :

En partageant la stratégie de l’entreprise et les priorités de l’équipe, tout en actualisant les objectifs ;
En encourageant leur proactivité et une prise de recul ponctuelle ;
En pensant « qualité de la relation de travail » avant tout.

Pour optimiser votre management à distance, en 5 dimensions, vous mobiliserez un nombre encore supérieur de soft skills ! Si ce type de management recourt à la technologie pour communiquer, ce sont bien les facteurs humains qui le rendent efficace. Le travail à distance impacte positivement la QVT, et la performance, lorsque la fluidité relationnelle et managériale est au rendez-vous.