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Management : 5 étapes clés pour des réunions 100 % productives

Conseils de pro

31 mai 2018

Que l’on organise des réunions ou que l’on y participe, chacun de nous a déjà eu le sentiment de perdre son temps. Pourtant, il existe des principes simples ainsi que différentes techniques d’animation pour optimiser leur efficacité. Et la réussite de ces rencontres collectives se construit en plusieurs étapes. Découvrez les conseils des experts docendi pour rendre vos réunions 100 % productives !

 

Étape 1 : définir l’objectif, un prérequis pour des réunions productives

Les collaborateurs qui s’inscrivent à des formations portant sur l’animation de réunion souhaitent résoudre des problématiques récurrentes. Ils citent ainsi :

  • L’insuffisance de préparation – une invitation est transmise sans ordre du jour précis (un thème, pas d’objectif), avec une vague indication de durée ;
  • Une trop grande monotonie dans l’animation des réunions ;
  • Le manque d’interactivité ;
  • Un cadre peu structuré générant des pertes de temps conséquentes.

Pour éviter ces pièges et organiser des réunions productives, il convient d’identifier de quelle démarche relève la rencontre que vous projetez ; des objectifs distincts en découleront. Selon le contexte, vous chercherez :

  • à transmettre de nouvelles informations à vos collaborateurs, dans un processus « descendant » et sans autre objectif spécifique ;
  • à recueillir de l’information via un processus ascendant, en les consultant ;
  • à trouver des solutions, votre objectif étant alors de résoudre des problèmes, avec une prise de décision souhaitée et une sollicitation de leur créativité.

Dans le premier cas, la réunion induira peu d’interactions. Dans le second, il sera important d’établir un climat de confiance pour que chacun ose s’exprimer. Le troisième cas de figure nécessitera de mettre en commun les connaissances et compétences du groupe pour apporter des solutions.

Notez que, dès ce stade, des contacts bilatéraux et informels entre l’organisateur de la réunion et les participants peuvent s’avérer nécessaires. Alexandre Borie [1], consultant docendi spécialiste des techniques d’animation de réunion, le recommande vivement pour une réunion à distance incluant des collaborateurs de différents pays : « On s’assure ainsi de leur présence mais aussi de la validation des objectifs, quitte à faire évoluer l’ordre du jour grâce aux améliorations proposées ». On touche ici l’esprit agile où l’on procède par avancées successives [2].

 

Étape 2 : procéder au « casting » de la réunion et impliquer les participants en amont

Vous allez maintenant établir l’ordre du jour afin de donner des éléments tangibles aux participants en termes d’attendus et de déroulé. Utilisez la méthode TOP ! Il s’agit :

  • de déterminer le TIMING accordé à la réunion ;
  • de formuler l’OBJECTIF préalablement défini, sous forme de question – Comment améliorer l’accueil des stagiaires ? étant préféré à Améliorer l’accueil stagiaires.

Pour Thomas Flament [3], responsable du développement de la gamme Management de docendi, l’idée est d’inciter les participants à réfléchir en amont de la réunion et donc, à s’impliquer.

  • D’établir le PLAN de la réunion, ses différentes séquences, en calibrant le temps dédié à chacune d’entre elles sans exclure des rééquilibrages en cours de réunion.

Si l’on attend des participants qu’ils soient de véritables acteurs, encore faut-il que le « casting » ait été correctement réalisé. Alexandre Borie souligne ainsi que la présence « d’un trop grand nombre de collaborateurs – dont certains ne sont pas en mesure de décider ou d’apporter du contenu -, risque de diluer l’attention du groupe et d’altérer sa motivation ». Or, en France, il est quasi culturel d’envoyer un mail générique invitant « les collaborateurs qui le peuvent » à participer !

N’oubliez pas qu’en dehors du manque d’efficacité ainsi généré, une participation inappropriée génère des coûts supplémentaires.

 

Étape 3 : canaliser et dynamiser les échanges en ramenant toujours à l’objectif

Si le « moment » de la rencontre n’est pas seul en jeu dans sa réussite, il demeure crucial. L’introduction est clé pour rendre vos réunions productives :

  • avec un mot d’accueil créant une ambiance conviviale ;
  • en veillant à rappeler l’objectif et les limites temporelles de la rencontre, ainsi que les comportements – ou soft skills – qui la rendront plus efficace :

-> la « présence », qui se traduit par une écoute active et une capacité de réception ;

-> la bienveillance, dans le sens d’une ouverture à l’autre, d’une curiosité et de l’absence de jugement – entre autres ;

  • en prévoyant un temps d’inclusion pour les participants.

Différentes techniques d’animation sont ensuite requises pour canaliser l’expression des participants et dynamiser les échanges.

De manière générale, vous briserez l’aspect linéaire de la réunion en organisant des tours de table – grâce à des post-it par exemple et au recueil d’idées qui s’en suivra. Pour inciter un groupe apparemment peu engagé à participer, recourez à des techniques de créativité visuelle comme la carte mentale ou Mind Map. La canalisation des échanges se fera elle en recentrant sur l’objectif de la réunion et en proposant, au besoin, de noter toute idée « sortant du cadre » sur un post-it afin de pouvoir l’exprimer en fin de réunion.

Autre point de vigilance, l’émergence d’une situation conflictuelle. Le principe des 5 R permettra de la modérer :

  • Respirez – pour garder votre calme ;
  • Reformulez – pour témoigner de votre écoute et dissiper d’éventuels quiproquos ;
  • Renvoyez au groupe – qui sait instinctivement recadrer un participant difficile ;
  • Recadrez – en faisant référence à l’objectif commun et à la méthode de travail ;
  • Régulez – en répartissant le temps de parole équitablement et en autorisant l’expression de désaccords sans agressivité .

Via ces différents outils ou principes, vous pourrez activer l’intelligence collective du groupe. Car celle-ci favorise l’autonomie et l’engagement des « acteurs » de la réunion, tout en permettant l’expression pleine et entière de leur potentiel [4].

 

Étape 4 : s’appuyer sur des outils digitaux pour stimuler la productivité et favoriser les interactions ludiques

Le recours aux outils digitaux se fait dans une perspective :

  • de productivité, pour rendre un process plus rapide et efficace ;
  • de gamification, afin de capter l’attention.

Deux exemples. Utilisez un tableau digital pour organiser les idées et rendre l’activité plus impactante pour les participants grâce à l’aspect visuel. Dans une optique ludique, organisez un quizz à la fin d’une réunion d’information pour évaluer ce qui a été retenu.

Avec sa trentaine d’applications – du jeu participatif au questionnaire, de la présentation au sondage – accessibles via le web ou une box générant un réseau local temporaire, la start-up Klaxoon [5] est une référence en la matière.

 

Étape 5 : établir un relevé de décisions compréhensible par tous et passer à l’action !

Les décisions prises, les actions qui en découlent et les rôles attribués à chacun doivent enfin être clairement retranscrits.

En effectuant des synthèses partielles au fur et à mesure des points abordés (quitte à les affiner en fin de réunion), vous faciliterez la rédaction. Utilisez un modèle partagé par tous : si chaque manager rédige son propre compte-rendu « à sa façon », le temps de lecture et de coordination risque d’être élevé. Pour Thomas Flament, on optimise ainsi la réunion jusqu’au bout.

Compréhensible par tous – y compris ceux qui n’ont pas participé à la réunion – ce relevé de décisions pourra d’ailleurs être exploité lors de la prochaine réunion pour réaliser un suivi des actions engagées.

 

Grâce à ces conseils, vos réunions seront plus productives… et inclusives ! N’hésitez pas à parachever le processus en sondant vos collaborateurs : la réunion a-t-elle été efficace selon eux ? S’est-elle bien déroulée en termes d’échanges et de régulation ? Sollicitez leurs suggestions, pour leur pertinence mais aussi pour les impliquer au maximum. In fine, la satisfaction voire le plaisir générés par des réunions constructives, contribueront au bien-être au travail dans l’entreprise.

 

[1] Alexandre Borie a publié Petit cahier d’exercices pour convaincre facilement et dans toutes les situations, aux éditions Jouvence, et Optimisez vos réunions, aux éditions Maxima (ouvrages coécrits avec Nicolas Dugay et Davy Lefèvre).
[2] Certaines séquences très courtes de la réunion peuvent d’ailleurs être réalisées debout pour créer ou accroître une dynamique (sur le principe de la réunion debout Agile Scrum).
[3] Depuis 2016, Thomas Flament contribue à la restructuration de la gamme Management de docendi, créant également des programmes originaux tels que Management agile, Créativité et innovation managériale ou Manager digital.
[4] Inspiré du Petit manuel du facilitateur en herbe de Héloïse Liagre et Camille Sfez.
[5] Fondée en 2015, Klaxoon équipe plus de 2 000 entreprises des grands groupes aux TPE et emploie plus de 150 personnes. La start-up rennaise vient d’officialiser une levée de fonds de plus de 42 M€.
Il existe d’autres applis très simples à utiliser : Post-it® ou ColorNote sur Android, Mindly, Simple Mind, le système de quizz en ligne Kahoot – liste non exhaustive.
docendi

Author: docendi

Organisme de formation certifié OPQF, docendi propose, depuis sa création en 2000, une formule pédagogique multimodale novatrice alliant présentiel et accompagnement digital avant et après formation.
Cette pédagogie interactive et personnalisée est particulièrement efficiente pour le développement des soft skills : management, développement de soi, communication interpersonnelle et efficacité professionnelle.

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