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Gestion du temps : un gain d’efficacité pour vos collaborateurs !

Conseils de pro

4 janvier 2018

Les outils digitaux ont fait émerger la notion de « temps réel » dans les échanges ; en BtoB, le suivi voire le traitement de la demande, s’inscrivent désormais dans une quasi instantanéité. Face à la démultiplication des sollicitations et des exigences, les collaborateurs se sentent parfois submergés.
Il existe pourtant des méthodes pour rester « maître du temps ». Est-il alors question de choix, d’énergie ou de temps à proprement parler ? Quelles attitudes ou pratiques les collaborateurs peuvent-ils adopter pour optimiser leur efficacité avec un maximum de sérénité ?

 

Première étape : identifier son rapport au temps pour en améliorer la gestion

Le rapport au temps est personnel. Ainsi, du point de vue physiologique, chaque collaborateur a des périodes d’efficacité plus ou moins grande selon les moments de la journée. Il est important de les connaître pour structurer au mieux son travail :

  • Planifier les activités nécessitant rigueur et acuité intellectuelle en fonction des périodes de dynamisme identifiées ;
  • Réserver les tâches demandant un faible niveau d’implication aux périodes de moindre efficacité.

L’évaluation du temps passé à réaliser telle ou telle activité, est également cruciale : connaître précisément ses besoins permet de mobiliser le temps adéquat pour ne pas se sentir dépassé par la charge de travail et, ainsi, limiter son niveau de stress.

Une bonne gestion du temps s’apparente au dosage des efforts d’un sportif de haut niveau.

 

Deuxième étape : prioriser les actions

La matrice d’Eisenhower [1], constitue à cet égard un outil stratégique, via deux critères : l’importance et l’urgence. Leur croisement révèle des actions décisives, à réaliser immédiatement, et d’autres liées à des objectifs d’envergure, moins urgentes mais à planifier rapidement car elles portent un enjeu crucial pour l’avenir. Dans les autres cas, les actions peuvent être déléguées (« interruption »), sauf si elles ne relèvent pas de la mission confiée : le plus opportun est alors de les abandonner (« distraction »).

En procédant ainsi, les collaborateurs passent d’une logique de temps subi à une logique de temps choisi [2].

la matrice d'eisenhower pour prioriser la gestion du temps

Source : www.decideo.fr

 

Troisième étape : oser dire non et apprendre à déléguer

L’organisation du travail évolue. De plus en plus de collaborateurs sont sollicités pour effectuer des tâches ne relevant pas directement de leur responsabilité. Si des « coups de main » sont envisageables, l’accomplissement de ces tâches à tout prix porte un risque de délitement de leurs propres missions. Il y a donc nécessité à dire « non ».

Autre élément clé, la capacité de délégation. Quelles que soient les compétences d’un individu, tout ne peut transiter par lui ! Déléguer certaines tâches offre plusieurs avantages :

  • La personne concernée se concentre sur des activités à forte valeur ajoutée ;
  • Les collaborateurs porteurs de cette délégation de pouvoir s’impliquent davantage.

Il convient alors de délimiter le périmètre de délégation et de bien choisir ceux qui vont l’exercer, de façon progressive de préférence, pour évaluer leurs aptitudes et renforcer la confiance de part et d’autre.

 

Parfaire sa gestion du temps en s’appuyant sur de bonnes pratiques

En matière de gestion du temps, la plupart des leviers d’action sont issus des 7 lois du temps. Ils reposent notamment sur :

  • La capacité de concentration ;

Trois minutes sont en moyenne nécessaires au cerveau humain pour se reconnecter à une tâche. Et les probabilités d’éparpillement sont élevées après un moment de déconcentration : envie d’une pause supplémentaire, intérêt manifesté pour des activités autres que professionnelles… Dès lors, les interruptions récurrentes (multiplication de réunions, communications téléphoniques non prioritaires, gestion de la boîte mail…), doivent être limitées.

Cela passe également par « l’ignorance sélective », en résistant à la consultation ininterrompue des flux d’informations.

  • La délimitation de son temps et de celui des autres ;

Lorsque « l’espace-temps » reste indéfini, les prises de décision ou la réalisation de certaines actions s’éternisent.

  • L’aménagement de temps de pause ;

Le déjeuner, une sieste ou un moment de repos, assurent le fonctionnement optimal de notre cerveau. 20 % du temps de travail suffisent à la réalisation de 80 % des tâches ! Il faut savoir perdre du temps pour en gagner.

  • L’anticipation de problèmes imprévus ;

Des aléas peuvent affecter tout projet ou processus. En suivre l’évolution via un rétroplanning, se réserver des périodes de disponibilités « préventives », permet de limiter la portée d’obstacles éventuels.

 

Dans un monde où les savoirs techniques sont voués à évoluer en accéléré et à être a minima réajustés, n’est-il pas paradoxal que la gestion du temps soit l’une des compétences les moins enseignées durant la scolarité?  Heureusement, la formation professionnelle propose des formules pertinentes pour une acquisition rapide, basée sur l’expérience et ainsi riche de sens.

 

[1] Avant de devenir président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower a marqué l’Histoire en menant plusieurs opérations militaires décisives lors de la Seconde guerre mondiale (dont le débarquement des forces alliées en Normandie en juin 1944). Dans le monde de l’entreprise, il est célèbre pour sa fameuse « matrice » dédiée à la gestion des priorités.
[2] Remettre systématiquement à plus tard toutes les actions non urgentes, peut s’avérer problématique. Mieux vaut prendre le temps de vérifier que l’on dispose de tous les documents de travail nécessaires en amont d’une réunion que de le faire au dernier moment ! Tout est question d’équilibre.
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Author: docendi

Organisme de formation certifié OPQF, docendi propose, depuis sa création en 2000, une formule pédagogique multimodale novatrice alliant présentiel et accompagnement digital avant et après formation.
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