Le Blog des Soft Skills

Enrichir ses compétences humaines, émotionnelles et cognitives

Efficacité professionnelle : des e-mails impactants pour jouer gagnant !

Conseils de pro

24 octobre 2019

Chaque jour, nous consacrons un temps conséquent à rédiger des e-mails, les lire, les mettre de côté [1]. Les organisations dans lesquelles nous évoluons challengent en parallèle notre efficacité professionnelle. Comment agir positivement sur celle-ci en apprenant à rédiger des e-mails qui font écho ? Comment mieux gérer les flux entrant et sortant ? Découvrez 3 stratégies clés.

 

1 – Soignez l’objet de vos e-mails et adaptez leur rédaction pour obtenir des réponses – dans une perspective d’efficacité professionnelle

Lorsque vous devez rédiger un e-mail, la première chose à faire est de bien réfléchir à ce que vous souhaitez dire. Son objet s’avère décisif ! Comme l’indique Morgane Barbedienne, responsable de la gamme Efficacité & Productivité de docendi [2], il doit comporter 3 dimensions :

  • L’objectif – la fonction que vous lui attribuez.

Devez-vous informer votre interlocuteur ? Tenter de le convaincre pour le faire adhérer à une nouvelle procédure mise en place dans votre service par exemple ? Le pousser à agir ?

  • Le sujet – ce sur quoi porte l’e-mail.
  • La motivation – la raison pour laquelle vous l’envoyez.

En procédant ainsi, vous vous inspirez des bonnes pratiques du monde éditorial où journalistes et bloggeurs dotent leurs articles de « titres pleins » pour que les lecteurs ou visiteurs cliquent sur leurs contenus. En l’occurrence, vous attirez l’attention de votre interlocuteur sur CET e-mail en particulier. « L’objet du mail devient votre Call To Action ! » Dans 80 % des cas en effet, nous décidons d’ouvrir un e-mail en fonction de son objet.

Se pose également la question du plan du mail, qui dépend de votre objectif [3].

  • Si vous souhaitez informer, adoptez un plan journalistique en hiérarchisant les informations.

L’information principale figure alors dans l’objet du mail, vous la reprenez au début de celui-ci en la précisant davantage. Vous transmettez ensuite la ou les informations secondaires, par ordre d’importance s’il y en a plusieurs.

  • Pour convaincre, suivez le plan A.P.I. dans lequel vous allez argumenter [4].

Affirmez le point de vue que vous défendez, donnez ensuite des preuves (chiffres précis, études, etc.) et illustrez votre propos (exemples, visuels appropriés).

  • Si vous souhaitez faire agir, adoptez le plan P.T. en partageant d’emblée la raison de votre demande (pourquoi) et en donnant une date précise (temps).

Dans le cadre d’une demande délicate, veillez à fournir une explication « acceptable » et à accorder un délai suffisant, indiqué précisément. N’hésitez pas à associer votre interlocuteur à l’échange – je te serai reconnaissant de, je t’invite à me faire un retour pour le, etc.

Outre ces trois grands types d’objectifs, votre e-mail peut viser à prévenir un conflit. Le D.E.S.C. sera alors conseillé : 1) décrivez la situation ; 2) exprimez votre ressenti ; 3) suggérez une solution, sans l’imposer 4) concluez en validant avec votre interlocuteur.

Veillez enfin à éviter le mail « fourre-tout » qui poursuit plusieurs objectifs : votre interlocuteur risque de s’y perdre ! En termes d’efficacité professionnelle et de gestion du temps, l’envoi de ce type d’e-mails est à proscrire ; vous devrez en effet de revenir dessus, souvent à plusieurs reprises.

 

2 – Montrez-vous clair et synthétique et choisissez votre registre de communication écrite

Plusieurs leviers rédactionnels vont vous permettre d’avoir un maximum d’impact.

La clarté de vos propos arrive en tête. Utilisez la rhétorique ! Ne frémissez pas : il s’agit simplement d’articuler votre message en mettant le style au service de vos idées.

  • L’usage d’adverbes ou de mots de liaison s’avère pertinent, pour préciser une idée ou renforcer un verbe d’action.
  • Le choix du registre intervient également. Académique ou impliqué, il n’y a pas de bonne ou mauvaise option [5] ! Tout dépend du contexte et de votre interlocuteur.

Le style académique comporte une variante institutionnelle (la SNCF, le comité d’organisation), une autre, factuelle et précise (le projet, les collaborateurs), une troisième, factuelle et distanciée (pronoms démonstratifs – ce, cette, ces). Si vous choisissez le registre de l’implication, vous utiliserez des pronoms possessifs, pour valoriser (notre, votre, mon/mes), ou personnels, dans une optique de proximité (je, tu, nous – si les acteurs sont bien identifiés – vous). « Adoptez ce ton pour favoriser les interactions, conseille Morgane Barbedienne ».

  • Soignez la mise en forme de votre mail grâce aux majuscules, aux sauts de ligne, aux listes à puces ou numérotées.

Optez par ailleurs pour un format synthétique. En allant à l’essentiel, vous facilitez la compréhension de votre message et ne « pesez » pas sur le planning de votre interlocuteur. Rédigez des phrases courtes (20 mots maximum ; une information par phrase) et des paragraphes de deux ou trois lignes.

En termes de vocabulaire, l’emploi de mots usuels et de termes ne prêtant pas à confusion est conseillé. Selon la complexité du sujet, des exemples, liens hypertexte, analogies ou visuels (photos, pictogrammes, graphiques) sont les bienvenus.

La rédaction de votre e-mail est finie ! N’oubliez pas de le relire : une faute de frappe sera gênante si le destinataire est un client ou votre manager. Quant à l’orthographe, des outils tels que le TLFi (Trésor de la Langue Française informatisé) et leconjugueur.com vous fourniront une aide précieuse.

 

3 – Optimisez et allégez votre boîte mail pour un maximum d’efficacité professionnelle

La gestion de votre messagerie électronique comporte deux dimensions : celle du flux entrant et celle du flux sortant. Dans les deux cas, vous gagnerez à effectuer une forme de « tri sélectif » en vue de les canaliser.

  • Déterminez si vos mails entrants contiennent des informations utiles ou non, et s’ils réclament une tâche spécifique à effectuer.

=> Marquez les mails pouvant vous nourrir et effacez ceux qui ne vous apportent rien.

=> Réalisez la tâche requise si elle ne vous demande pas plus de 2 minutes.

=> Ajoutez la tâche à votre liste dédiée si elle nécessite de 3 à 30 minutes.

=> Inscrivez cette tâche dans votre agenda si elle requiert plus de 30 minutes.

Recourez par ailleurs aux fonctions proposées par les différentes messageries, telles que les filtres qui aiguillent vos e-mails directement sans encombrer votre boîte de réception.

  • En ce qui concerne la gestion du flux sortant, interrogez-vous : l’e-mail est-il le meilleur mode de communication en fonction de l’objectif visé, du sujet et de l’interlocuteur concerné ?

Une conversation téléphonique ou vidéo, voire un échange physique lorsque c’est possible, vous feront gagner un temps considérable ! Être capable de déterminer comment s’adresser à autrui, dans une perspective de fluidité et de performance, constitue l’une des compétences clés au regard de l’efficacité professionnelle.

 

>> En résumé :

  • En boostant l’impact de vos e-mails, vous gagnez du temps. Vous vous faites également mieux comprendre de votre environnement. Votre efficacité professionnelle s’en trouve aiguisée.
  • Certains formulations courantes sont à proscrire : asap ; dès que possible ; urgent – si son emploi est récurrent. Dans un mail, la précision est mère de toutes les vertus.
  • Le recours à ces bonnes pratiques deviendra rapidement un automatisme !

 

[1] À quelques exceptions près, en fonction de notre métier, niveau hiérarchique et/ou secteur d’activités.
[2] Initialement comédienne, Morgane Barbedienne a travaillé comme chargée d’étude / web marketing et chef de projet dans une start-up (nouvelles technologies – publicité digitale). Ayant le goût du partage et l’esprit d’équipe, elle réalise à quel point l’humain est au cœur de ses préoccupations – et à quel point il doit l’être, en entreprise. Elle se tourne alors vers la formation professionnelle, pour accompagner les collaborateurs dans leur épanouissement professionnel. En parallèle, Morgane Barbedienne continue de jouer, écrire et mettre en scène.
[3] Chronologiquement, vous rédigerez le corps de votre e-mail, puis indiquerez son objet et en dernier, son destinataire. L’ordre est inversé par rapport aux champs proposés à l’écran – 1) À : 2) Objet 3) Message.
[4] Vous opterez pour des variantes de l’A.P.I. si votre interlocuteur est a priori réticent : le P.I.A en commençant par les preuves et illustrations, ou l’O.P.I.A. où vous désamorcerez d’abord les objections évidentes pouvant être formulées.
[5] En dehors des tournures impersonnelles qu’il vaut mieux éviter (il semble que, il n’est pas possible, on…).
docendi

Author: docendi

Organisme de formation certifié OPQF, docendi propose, depuis sa création en 2000, une formule pédagogique multimodale novatrice alliant présentiel et accompagnement digital avant et après formation.
Cette pédagogie interactive et personnalisée est particulièrement efficiente pour le développement des soft skills : management, développement de soi, communication interpersonnelle et efficacité professionnelle.

S'INSCRIRE À LA NEWSLETTER

Merci, vous êtres bien inscrit à la Neswletter de docendi