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Favorisez la déconnexion pour optimiser votre efficacité professionnelle et mieux apprendre

Conseils de pro

5 mars 2020

Rester concentré face aux multiples sollicitations digitales. Pratiquer le multitasking pour gagner du temps. Ces impératifs, parfois contreproductifs, sont dans toutes les têtes. Que disent les neurosciences et quelles sont les bonnes pratiques à adopter, pour vous-même et vos collaborateurs ? Comment agir sur l’efficacité professionnelle, le bien-être au travail, la fluidité de l’apprentissage ? Conseils de déconnexion afin de trouver le juste équilibre.  

 

En préambule : le droit à la déconnexion est inscrit dans la loi

Entré en vigueur le 1er janvier 2017 dans le cadre de la loi Travail du 8 août 2016, le droit à la déconnexion traduit une volonté de protection des salariés face à l’usage massif des outils numériques dans le champ professionnel. Trois dimensions sont envisagées : les temps de repos et périodes de congés ; la vie personnelle et familiale ; la santé des collaborateurs.

Concrètement, tout salarié a le droit de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel (smartphone, tablette, ordinateur, messagerie instantanée…) en dehors de son temps de travail.

Quid par ailleurs des temps de déconnexion durant les horaires de bureau ? Selon le docteur en sciences cognitives Gaëtan de Lavilléon, observer des pauses digitales s’avère indispensable. D’ailleurs, certaines structures proposent des « périodes blanches » sans connexion, traduisant ainsi la reconnaissance d’un droit à la déconnexion élargi.

 

1 – Choisissez vos temps de connexion et de déconnexion en apprenant à « manager » l’hyper-sollicitation !

Toute réaction à un phénomène suppose d’en avoir pleinement pris conscience. Or les sollicitations digitales font tellement partie de notre quotidien que nous les percevons comme des injonctions. Pourtant, rien ne nous oblige à cliquer ! Elles n’ont d’ailleurs aucun caractère d’urgence le plus souvent, ce terme méritant d’être réservé aux services hospitaliers où l’on sauve des vies. Notez également que les frontières entre la vie pro et la vie perso s’estompent dans ce contexte. L’engagement des managers ET des collaborateurs eux-mêmes s’avère donc requis, les premiers devant faire œuvre de pédagogie et favoriser l’expérimentation de certaines pratiques vertueuses.

Dans cette optique, plusieurs types de leviers peuvent être actionnés en vue d’équilibrer les temps de connexion et de déconnexion au travail.

  • Cela commence par le fait de choisir ce que vous souhaitez voir ou entendre.

Les notifications reçues sur smartphone nourrissent l’hyperconnexion, laquelle nuit à l’efficacité professionnelle via ses effets délétères sur la santé. Comment reprendre le contrôle ?

N’hésitez pas à désactiver une partie de ces notifications en commençant par celles qui relèvent d’envois automatiques. Choisissez un affichage simple pour celles que vous conservez, sans signal sonore. Par ailleurs, pourquoi ne pas regarder l’heure sur une montre [1] au lieu de consulter votre smartphone ? Vous éviterez ainsi de vous laisser « happer » par le dernier message Whatsapp reçu !

Vous pouvez également désinstaller certaines applications, que vous consulterez alors exclusivement sur ordinateur. Cela vous semble radical ? Sachez qu’un nombre croissant d’utilisateurs fait ce choix.

  • Mettez en œuvre – et respectez – des règles strictes en matière d’horaires d’envoi de mails professionnels.
  • Réservez-vous des temps « personnels » – ou Me Time selon l’expression de Florence Servan-Schreiber.

Des interruptions d’une heure / un jour / une semaine, pour vous recentrer sur vos choix en fonction de vos propres besoins et envies, vont revivifier votre organisme. Ces temps de respiration, de déconnexion (digitale et au-delà), permettent de gagner en « clarté, [sensation de] liberté et créativité ».

 

2 – Réalisez vos activités l’une après l’autre pour ne pas saturer votre attention

Induite par la digitalisation des processus de travail, la gestion des informations en temps réel conduit à participer à une réunion tout en consultant ses mails, par exemple. Dès lors, le cerveau apparaît comme multitâche. Est-ce vrai ?

En réalité, ce fabuleux organe ne peut traiter deux activités de façon strictement simultanée. Il procède par clignement attentionnel : plusieurs zones du cerveau s’activent en parallèle, l’une d’elles [2] servant de « commutateur » pour switcher d’une tâche à l’autre en 0,1 seconde seulement [3] ! En revanche, une action nécessitant une attention soutenue peut être réalisée en même temps qu’une action devenue automatique (marcher et converser, écrire un sms et chanter un titre connu par cœur, etc.).

Si vous recourez à ce vrai-faux multitasking, sachez que ce « système » est énergivore ! D’où les problématiques de fatigue extrême en entreprise. D’où, aussi, le risque de multiplier les erreurs à force de surcharge cognitive.

Dès lors, comment organiser votre travail pour préserver vos capacités attentionnelles et de concentration [4] ?

Cette technique de gestion du temps consiste à utiliser une minuterie pour diviser le travail en intervalles, au maximum de 25 minutes, séparés par de courtes pauses de 5 minutes.

Restez alors totalement « focus » sur la tâche à réaliser. Excluez toute distraction / sollicitation / interruption ; seule compte votre activité actuelle ! Le fait d’évoluer dans un espace-temps bien défini, avec la satisfaction à l’issue de cette période d’avoir accompli votre « mission », s’avère extrêmement stimulant.

 

3 – Choisissez vos canaux de communication et utilisez les outils collaboratifs à bon escient

Une bonne maîtrise de l’outil mail évite d’y consacrer des heures. Quelles sont les bonnes pratiques en la matière ?

  • Pour le flux entrant, recourez à la méthode CAP afin de gérer au mieux votre boîte de réception.

Définissez votre rythme journalier de traitement des mails, afin de vous consacrer à d’autres tâches le reste du temps. Puis… gardez le CAP !

Le C vous invite à CLASSER, c’est-à-dire à analyser et trier vos mails avant de les traiter. Avec le A, vous AGISSEZ – en planifiant d’en gérer certains plus tard ou en y répondant directement, si la réponse et/ou la tâche requises vous prennent moins de 2 minutes. Le P vous rappelle de mettre à la POUBELLE ce qui s’avère inutile.

  • Pour le flux sortant, soignez l’objet de vos mails en vue d’obtenir une réponse et privilégiez un format synthétique.

Montrez-vous le plus clair possible afin de faciliter la compréhension et veillez à la mise en forme de vos mails, laquelle agit sur la fluidité de la lecture.

Ceci peut toutefois se révéler insuffisant. En effet, si vous choisissez le mail pour traiter d’une problématique complexe nécessitant un niveau de détails important, il est probable que l’échange engagé ainsi se solde par une conversation téléphonique ou un rendez-vous physique ! Tout le temps passé en allers/retours mails aura été perdu. Réfléchissez donc en amont au canal de communication à utiliser en fonction de l’objectif recherché, des ressources à partager, etc.

Quid du recours à des applis collaboratives comme Microsoft Teams, Slack ou Trello, notamment ? En dépit de leurs fonctionnalités éminemment appréciables, certaines explications sont nécessaires afin d’en avoir un usage pertinent.

  • Si vous avez opté pour un outil collaboratif depuis peu, veillez à ce que son cadre d’utilisation soit bien défini.

Cette appli a-t-elle vocation à centraliser uniquement les échanges relevant de projets spécifiques ou devient-elle le canal de communication privilégié dans l’entreprise ? Tous vos collaborateurs ont-ils été informés ?

  • Assurez-vous également qu’un temps de formation ait été prévu

Malgré des interfaces intuitives, certains collaborateurs pourraient rencontrer des difficultés d’utilisation. Par ailleurs, s’ils ne téléchargent pas l’outil (se contentant d’utiliser le mode de navigation web [5]), leurs collègues devront penser à les taguer dans les messages de l’appli afin de s’assurer qu’ils en soient avertis.

En l’absence de ce type de « précautions », certains échanges internes connaîtront des développements sur Teams / Slack / Trello ET par mail.

 

En contrepoint : les temps de déconnexion favorisent la disponibilité en formation présentielle

Il ne s’agit pas ici de tourner le dos aux innovations techno-pédagogiques mais de choisir les moments et la manière de les intégrer.

Ainsi, dans le cadre d’un parcours Blended [6] mettant en œuvre un accompagnement digital en amont et en aval d’une phase présentielle, le low tech peut être privilégié lors de celle-ci.

  • En effet, en contexte présentiel, le digital a plutôt tendance à isoler les apprenants.

Il les maintient dans leur individualité et ne favorise ni l’ouverture ni la disponibilité à ce qui se passe autour d’eux. Or ce sont bien les connexions humaines qui forgent l’apprendre !

  • Les interactions entre stagiaires sont à privilégier via des moments de partage ou de challenge, tout comme le rapport kinesthésique à leur apprentissage (toucher, faire). Si nous disposons tous d’un canal préférentiel à cet égard (visuel, auditif ou kinesthésique), l’ensemble de nos sens sont engagés pour apprendre. Ils agissent alors en complément de ce « média » préférentiel.

L’objectif est de faciliter l’ancrage émotionnel. Cela n’exclut pas l’usage de quiz digitaux, de sondages, de meetings participatifs ! Ceux-ci doivent intervenir au moment adéquat, en fonction de l’objectif à atteindre : réveil attentionnel, dynamisation / remobilisation individuelle ou collective, plaisir d’apprendre (libération de dopamine après la résolution d’une énigme par exemple).

 

>> En résumé :

  • Garantir un droit à la déconnexion hors temps de travail fait partie des obligations légales de l’employeur.
  • Les moments de déconnexion durant le temps de travail permettent une reconnexion à soi-même et à son environnement. Ils participent d’une plus grande efficacité professionnelle, d’une meilleure qualité de vie au travail et favorisent l’apprentissage en présentiel.
  • Ces « périodes blanches » requièrent l’engagement des managers ET celui des collaborateurs. 

 

Article rédigé avec le concours de Morgane Barbedienne, responsable de la gamme Efficacité & Productivité de docendi.

 

[1] Selon une étude Tecmark  de 2014, nous consultons notre smartphone 221 fois par jour. Une partie non négligeable de ces consultations vise simplement regarder l’heure.
[2] Il s’agit de la zone préfrontale.
[3] Selon les neurologues français Étienne Koechlin et Sylvain Charron. Sylvain Baillet, Claire Sergent et Stanislas Dehaene estiment pour leur part que cette opération prend 0,25 seconde.
[4] « L’attention fonctionne comme un objectif grand angle qui photographie l’ensemble du paysage. Avec la concentration, on effectue un zoom pour capter la coccinelle venue se poser sur un brin d’herbe ». (Sylvie Latour, formatrice docendi Efficacité & Productivité)
[5] Avec Teams.
[6] Blended Learning.
docendi

Author: docendi

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