Tirer le meilleur parti des compétences, fonctionner de façon productive en organisation matricielle ou transverse, cela exige de développer des outils + et de bons réflexes de travail en équipe. Pour cela, Marsh Conseil mobilise ses équipes sur le thème de la conduite de projet et fait appel à docendi pour la formation de ses collaborateurs.

Marsh, leader mondial des services de gestion de risques et de courtage d'assurances, valorise les compétences de ses experts dans une organisation matricielle. Le groupe croise à l'échelle internationale une logique client et une logique expert sur trois lignes de métiers : clients et commercial, produits et solutions, service clients. Marsh s'est doté, dans ce cadre, d'une base nominative des compétences. Encore faut-il savoir mobiliser les bonnes personnes au bon moment, gérer les priorités... Marsh a souhaité aider ses collaborateurs à mieux fonctionner dans ce modèle matriciel en leur proposant de partager les mêmes compétences fondamentales pour la conduite de projet.

Denis LEGRAND dirige Marsh Conseil, une société du groupe Marsh qui offre des services d'audit de risques et de prévention.

Caroline MARTEL est Chef de projet formation à la Direction des Ressources Humaines du Groupe Marsh.

Denis, vous dirigez Marsh Conseil, pourquoi vous êtes-vous intéressés à la conduite de projet ?

DL. Chez Marsh, la logique de projets s'est développée. La volonté et surtout la nécessité de transversalité créent de nombreuses occasions de collaborer. Nos consultants sont des experts : leurs missions consistent à conduite des audits de risques (sur les sites d'un client, un grand projet de construction, un événement majeur...), pour préconiser des dispositifs de prévention et de protection, puis pour aider à leur mise en place. Ce sont des missions peu récurrentes, mais nombreuses, et qui souvent couvrent plusieurs domaines d'expertises et plusieurs pays.

La réflexion sur la conduite de projet vient s'inscrire dans un ensemble de mesures destinées à créer des références communes partagées pour favoriser les comportements de collaboration. Dans mes services, elle est venue compléter la démarche qualité et une réorganisation en trois pôles qui retracent clairement des "lignes de savoir-faire".

Caroline, pourquoi proposer une formation à la conduite de projet ?

CM. Denis LEGRAND est venu me trouver avec une demande pour favoriser l'esprit d'équipe et mieux travailler en transverse avec différents interlocuteurs, dans un contexte où la grande quantité des projets impose une gestion plus efficace, une logique de production pour tenir les délais. Dans le même temps, nous avons vu émerger un besoin transverse, de la part des personnes porteuses de projets variés liés aussi à la restructuration de nos activités (comme par exemple, un projet de création d'une base contractuelle commune).

Que cherchiez-vous à développer autour de la conduite de projet ?

DL. Encourager les consultants à travailler ensemble dans toutes sortes de configurations. S'attendre à moduler sa contribution selon le projet, pouvoir manager un projet sans prise hiérarchique sur ses collègues, ou encore accepter d'être managé par un consultant peut-être moins expert. Savoir s'appuyer sur les "coaches" naturels sur les surcharger.

Dans les situations d'urgence où l'expert principal est déjà pris, il faut en impliquer un deuxième. Je pense qu'un bon généraliste, pas expert dans le domaine mais qui a un peu de temps, peut remplir la mission si on arrange un tandem avec une personne expérimentée qui va l'aider 10 % du temps : il faut aider ce généraliste à se mettre en confiance. Savoir travailler ensemble avec la même compréhension de la mission, au lieu de simplement juxtaposer des tâches. Quand on est expert cela ne sert à rien d'avoir raison si on ne sait pas le formuler de façon à être compris, il faut aussi éviter de tomber dans la tentation de sur-qualité, et de la lourdeur des équipes.

Rassembler des collaborateurs de divers niveaux d'expériences autour du thème de la conduite de projet, comment cela peut-il fonctionner ?

DL. Pour ce qui nous concerne, avec l'envie de créer une dynamique d'équipe : réfléchir au fonctionnement des projets permet de mieux comprendre ce que chacun attend, ce qu'il apporte, comment en tenir compte pour améliorer la productivité. Cela va au-delà des compétences techniques. Pendre le temps de former ses équipes à la conduite de projet, c'est contribuer à fonder un "tronc commun". En l'occurrence, une méthodes et quelques outils simples et concrets de management des projets. Pour nous, cela a été l'occasion de catalyser un ensemble d'efforts pour mieux travailler ensemble. Il y a eu un véritable effet de cohésion, nous avons fait des progrès importants comme en atteste la mise en place de procédures et pratiques communes maintenant bien rodées (capitalisation d'expériences, proposition type modulaires, base de CV, auto-formation entre collègues...). J'ajouterai enfin un acquis évident au niveau de la fluidité des relations internes, et le contentement pour beaucoup d'avoir découvert l'autre.

CM. Cela fonctionne tout aussi bien au niveau transverse. Des personnes venues avec des besoins précis confrontent leurs démarches et leurs questions. Elles acquièrent des outils concrets, des techniques et des points de repère pour mieux gérer leurs projets, qu'ils soient internes ou externes. Une méthode participative et fondée sur le travail en équipe s'avère très intéressante pour la conduite de projet. Au fil des étapes d'une mise en situation, les participants échangent, assimilent à mesure puis valident ensemble différents savoirs et savoir-faire. En pratique, cela a permis par la suite à certains de repenser un objectif ambitieux en étapes plus réalistes, ou de soigner la communication autour de leur projet : savoir en parler aux bonnes personnes, au bon moment, de manière convaincante.